Erweitertes Antrags- und Abrechnungsmanagement: Intelligente Dokumentenvorlagen, QR-Rechnungen und durchgängige Prozesse für Finanzberater

Individuelle Dokumentenvorlagen: Flexibilität und Automatisierung für jeden Anwendungsfall

Bisher bot Finly vorgefertigte Vorlagen für spezifische Anwendungsfälle wie VAG45, Vollmachten oder Mandate. Nun können Benutzer eigene Dokumentenvorlagen erstellen und benennen, die perfekt auf ihre Bedürfnisse zugeschnitten sind.

Die neue Funktion ermöglicht es, Dokumente direkt im CRM zu generieren. Finly füllt dabei automatisch Variablen wie {customerName}, {insurancePolicyProviderName} oder {invoiceLineItems} aus – inklusive der QR-Rechnung für einfache Zahlungen. Zudem können Benutzer eigene Variablen in der Vorlage definieren und diese bei Bedarf manuell anpassen oder überschreiben, bevor das endgültige Dokument generiert wird.

Ein besonderer Vorteil: Abrechnungen und Policen können mit den Vorlagen verknüpft werden, sodass deren Daten direkt in das Dokument übernommen werden. Dies ermöglicht nicht nur die Erstellung von Honorarrechnungen, sondern auch von Kündigungsschreiben oder anderen individuellen Dokumenten – ganz ohne manuellen Aufwand. Bei Fragen zur Gestaltung der Vorlagen oder zur Konfiguration von Variablen und QR-Rechnungen steht das Finly-Team gerne zur Verfügung.

Abrechnungen: Mehr Transparenz, Flexibilität und Automatisierung

Nahtlose Verknüpfung mit Anträgen und Policen

Abrechnungen sind nun direkt mit Anträgen und Policen verknüpft. Das ermöglicht Finanzberatern, Einnahmen klar dem jeweiligen Geschäft zuzuordnen – sei es eine Provision aus einer erfolgreich vermittelten Police oder eine Honorarzahlung für eine Beratungsleistung. Durch die Verbindung mit Potenzialen wird zudem der gesamte Prozess von der ersten Offerte bis zur finalen Abrechnung abgebildet. So behalten Berater den Überblick über offene, akzeptierte oder stornierte Rechnungen und können Fälligkeiten sowie Zahlungseingänge lückenlos nachverfolgen.

Detaillierte Abrechnungen mit Leistungspositionen und MwSt.-Optionen

Neu können Abrechnungen individuelle Leistungspositionen enthalten – ideal für Honorarberater, die ihre Dienstleistungen nach Aufwand oder Task-Typ abrechnen. Die MwSt.-Konfiguration (inklusive oder exklusive Berechnung) sowie die Angabe des Gläubigers sorgen für professionelle und rechtssichere Rechnungen. Besonders praktisch: Zeiterfassungen aus dem Task-Management lassen sich direkt in die Abrechnung übernehmen, um eine präzise und nachvollziehbare Aufstellung zu erstellen.

Erweiterungen im Abrechnungsmanagement

• Potenziale realisieren: Beim Klick auf „Jetzt realisieren“ wird nun automatisch die Erstellung einer Abrechnung vorgeschlagen, um den Prozess zu beschleunigen.
• Neue Felder in Abrechnungen: Fälligkeitsdatum und Schätzwert für bessere Planung und Nachverfolgung.
• Tabellenansichten: Benutzer können Filter, Spaltenreihenfolge, -größe und Sortierung als Profile speichern, die beim erneuten Laden der Seite automatisch geladen werden. Zudem steht ein „Relatives Datum“-Filter für das Fälligkeitsdatum zur Verfügung (z. B. aktuelle Woche, letztes Quartal, Jahr).

Automatisierte Dokumentenerstellung mit QR-Rechnung

Mit der neuen Funktion zur Generierung von Dokumenten aus Abrechnungen können Berater individuelle PDF-Vorlagen nutzen, die automatisch mit den Rechnungsdaten befüllt werden. Ein Highlight ist die Integration des Swiss QR-Bills: Kunden können die Rechnung bequem per E-Banking bezahlen, indem sie den QR-Code scannen. Dies spart nicht nur Zeit, sondern erhöht auch die Benutzerfreundlichkeit für die Kunden und beschleunigt den Zahlungseingang.

Statistiken und Reporting: Einnahmen und Potenzial im Blick

Für Führungskräfte und Teamleiter bietet Finly nun eine zentrale Einnahmenübersicht, die Abrechnungen und Potenziale kombiniert. Die neue Einnahmenreporting-Seite fasst alle relevanten Kennzahlen zusammen:

• Realisierte, erwartete und geschlossene Potenziale für einen ausgewählten Zeitraum – inklusive Vergleich mit der Vorperiode, durchschnittlicher Abschlussgröße und Quote.
• Übersichtsstatistiken zu realisierten Potenzialen, bezahlten Abrechnungen, offener Pipeline basierend auf Potenzialschätzungen sowie überfälligen Abrechnungen.
• Cashflow-Diagramme, die bezahlte Abrechnungen, eingereichte Abrechnungen, realisierte Potenziale und erwartete Potenziale gegenüberstellen – inklusive Abweichungen zwischen Schätzungen und tatsächlichen Werten.

Die detaillierten Auswertungen für Abrechnungen und Potenziale bleiben weiterhin auf den jeweiligen Seiten verfügbar. Die neue Übersichtsseite ermöglicht eine schnelle und umfassende Analyse der finanziellen Situation und hilft, strategische Entscheidungen auf einer soliden Datengrundlage zu treffen.

Antragsmanagement: Intelligente Datenerfassung und erweiterte Analysen

Mit dem aktuellen Update wird das Antragsmanagement noch effizienter: Benutzer können nun Anträge durch Hochladen einer PDF-Datei erstellen. Eine KI analysiert die Daten automatisch und überträgt sie in die entsprechenden Felder. Falls nötig, können die Werte manuell korrigiert oder ergänzt werden – für maximale Flexibilität und Genauigkeit.

Zusätzlich wurden Potenziale mit Anträgen (und Offerten) verknüpft, um bessere Metadaten und Einblicke zu ermöglichen. In der globalen Antragstabelle unter Verwaltung > Anträge werden nun folgende Statistiken angezeigt:

• Die letzte mit dem Antrag verknüpfte Abrechnung sowie das erwartete Datum der nächsten Abrechnung, basierend auf Provisionstyp und -häufigkeit. So behalten Benutzer den Überblick über fällige oder ausstehende Zahlungen und können gezielt nach diesen filtern.
• Gesamtzahl der erstellten Anträge für den ausgewählten Zeitraum – inklusive Vergleich mit der Vorperiode.
• Volumen basierend auf den Potenzialschätzungen, durchschnittliches Volumen sowie offenes Volumen.
• Konversionsrate (Anzahl der „policierten“ Anträge) und der Wert der policierten Anträge als Indikator für Umsatz und Erfolg.
• Verlorene Anträge (basierend auf den Status „Abgelehnt“ oder „Fehler“), um Rückschlüsse auf nicht erfolgreiche Fälle zu ziehen.

• Budgetformular: Neue Umschaltoptionen für monatliche/jährliche Gehaltseingaben sowie für die Verteilung der Ersparnisse in CHF oder %.

• Krankenzusatzversicherungen: Neue Versicherungskategorie für präzisere Verwaltung von Policen. Versicherungsanbieter können diesem Typ zugeordnet werden, was die Suche im Bewertungstool bei der Auswahl bestehender Deckungen (VVG) optimiert.
• Anträge: Bearbeitung wird gesperrt, sobald eine Police aus einem Antrag erstellt wurde.
• Ausschreibungsportal: Anzeige von Nationalität des Fahrzeuginhabers sowie Führerscheindatum (seit) für eine präzisere Offerte.